CÁCH VIẾT EMAIL GỬI CV BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP VÀ ẤN TƯỢNG

Viết email gửi CV bằng tiếng Anh tưởng dễ mà không hề đơn giản. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến bạn mất cơ hội. Vậy làm sao để viết email thật chuyên nghiệp và lịch sự? Trong bài viết dưới đây, Langmaster sẽ hướng dẫn bạn cách trình bày đúng chuẩn, dễ áp dụng trong mọi tình huống tuyển dụng

1. Cách viết email gửi CV bằng tiếng Anh từng phần 

1.1 Tiêu đề gửi CV tiếng Anh 

Tiêu đề email là chi tiết đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy, cũng là yếu tố quyết định email của bạn có được mở ra hay không. Một tiêu đề mơ hồ, thiếu rõ ràng rất dễ bị bỏ qua hoặc chuyển thẳng vào mục spam.

Vì vậy, khi viết email gửi CV bằng tiếng Anh, bạn cần đảm bảo tiêu đề email:

• Ngắn gọn, súc tích nhưng đủ thông tin.
• Chứa tên ứng viên + vị trí ứng tuyển, giúp người nhận dễ lọc và phân loại.
• Trình bày chuẩn mực, tránh dùng biểu tượng, viết hoa toàn bộ hoặc sai ngữ pháp.

Công thức tiêu đề chuẩn trong email xin việc bằng tiếng Anh: [Your Full Name] – Application for [Job Title]

Ví dụ:

• Nguyen Thi Lan – Application for Marketing Executive
• Tran Minh Duc – Application for Software Engineer (Backend)

Bạn có thể thêm phần “Ref” hoặc “Code” nếu nhà tuyển dụng yêu cầu, nhưng tuyệt đối không viết tắt, không dùng ký hiệu lạ hoặc emoji.  

1.2 Lời chào mở đầu email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh 

Trong một email xin việc, đặc biệt là email bằng tiếng Anh, phần mở đầu luôn đóng vai trò quan trọng. Một lời chào chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận ngay từ dòng đầu tiên.

Cách xưng hô phù hợp trong từng trường hợp

Khi biết rõ tên người nhận: Ứng viên nên sử dụng cấu trúc: Dear + Mr./Ms./Mrs. + tên người nhận.

• Đối với nhà tuyển dụng là người nước ngoài, chỉ nên dùng họ (last name). Ví dụ: Dear Mr. Wilson, Dear Ms. Carter.
• Đối với nhà tuyển dụng là người Việt, có thể sử dụng đầy đủ họ và tên. Ví dụ: Dear Mr. Nguyễn Hoàng Long, Dear Ms. Phạm Thu Hà.

Lưu ý:

• Dùng "Mrs." khi người nhận là phụ nữ đã kết hôn, "Ms." khi không rõ tình trạng hôn nhân.
• Không nên dùng "Miss" vì dễ tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp.

Khi không biết tên người nhận:
Trong trường hợp không tìm được thông tin cụ thể, bạn có thể lựa chọn các cách xưng hô trung tính, phù hợp với môi trường doanh nghiệp như:

• Dear Hiring Manager
• Dear Recruitment Team
• Dear Human Resources Department

Đây là các cụm chào phổ biến, thể hiện sự tôn trọng mà không cần chỉ rõ danh tính.

“To Whom It May Concern” là mẫu chào mở đầu khá phổ biến nhưng mang tính công thức và thiếu cá nhân hóa. Nếu không có lý do bắt buộc, bạn nên tránh sử dụng cụm này trong email xin việc để giữ tính chuyên biệt và thiện cảm.

>>> XEM THÊM: CÁCH VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG 

1.3 Cách trình bày phần nội dung email rõ ràng, thuyết phục

Ngay ở câu đầu tiên, bạn cần đề cập rõ ràng về vị trí đang ứng tuyển và nguồn thông tin tuyển dụng. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt ngữ cảnh email.

Ví dụ:

“ I am writing to apply for the position of Marketing Executive, as advertised on your company's LinkedIn page.”

Câu mở đầu chỉ nên dài 1–2 dòng, tránh sa đà vào chi tiết không cần thiết. Mục tiêu là xác định mục đích rõ ràng ngay từ đầu để tiết kiệm thời gian đọc cho người nhận.

Tiếp theo, nội dung chính nên gói gọn trong 5–6 dòng, làm nổi bật ba điểm chính:

• Lý do ứng tuyển phù hợp: kỹ năng nổi bật, thành tích cụ thể.
• Kinh nghiệm liên quan: các dự án, vai trò trước đây có tính kết nối.
• Động lực cá nhân: thể hiện bạn quan tâm đến công ty/ vị trí.

Một vài gợi ý cấu trúc đoạn nội dung:

• I am excited about this opportunity because...
• My previous experience in... has equipped me with...
• I believe I can contribute to your team by...

Lưu ý: Tránh viết tắt (I'm → I am), dùng từ ngữ đơn giản nhưng đúng ngữ cảnh để đảm bảo chuyên nghiệp.

1.4 Phần kết email khéo léo và lịch sự

Phần kết là đoạn cuối cùng trong email gửi CV bằng tiếng Anh, nơi bạn tóm tắt lại thông điệp chính, nhấn mạnh mong muốn được trao đổi sâu hơn và thể hiện thái độ cầu thị, lịch thiệp. 

Cách triển khai phần kết email hiệu quả:

• Tóm tắt lại mong muốn ứng tuyển hoặc điểm mạnh nổi bật.
• Thể hiện mong đợi phỏng vấn hoặc phản hồi.
• Nhắc đến CV đính kèm.
• Gửi lời cảm ơn và cung cấp thông tin liên hệ rõ ràng.

Một số mẫu câu kết thúc phổ biến, chuyên nghiệp

• I would welcome the opportunity to further discuss how I can contribute to your team.
• Please find my CV attached for your consideration. I look forward to hearing from you.
• Thank you very much for your time and consideration.
• I hope to hear from you soon regarding the next steps.

Giữ văn phong tích cực, lịch sự. Tránh cụm từ thiếu tự tin như: I hope this is okay, Let me know if you are interested.

1.5 Tạo chữ ký email đúng chuẩn

Một chữ ký rõ ràng, trang trọng không chỉ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ lại, mà còn thể hiện bạn là người có kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc quốc tế.

Trước phần chữ ký, bạn nên sử dụng một cụm kết thư trang trọng như:

• Sincerely,
• Best regards,
• Kind regards,
• Yours faithfully (nếu không biết tên người nhận)
• Yours sincerely (nếu biết tên người nhận)

Những cụm này giúp email giữ được giọng điệu lịch sự và đúng chuẩn giao tiếp công sở bằng tiếng Anh.

Sau lời kết, bạn nên gõ đầy đủ họ và tên (không dùng biệt danh hoặc ký hiệu). Bên dưới có thể bổ sung thông tin liên hệ quan trọng nếu chưa đề cập ở phần nội dung, bao gồm:

• Họ và tên
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• LinkedIn (nếu có) hoặc portfolio (trong trường hợp ngành sáng tạo hoặc IT)

Ví dụ chữ ký email đơn giản và chuyên nghiệp

Nguyễn Thị Mai Anh
Email: maianhnguyen@example.com
Phone: 0987 123 456
LinkedIn: linkedin.com/in/maianhnguyen

Không nên sử dụng hình ảnh trong phần chữ ký nếu không cần thiết. Hãy đảm bảo phần này gọn gàng, dễ đọc và không làm email trở nên nặng hoặc lỗi hiển thị trên các thiết bị di động.

>>> XEM THÊM: CHỮ KÝ EMAIL LÀ GÌ? MẸO TẠO MẪU CHỮ KÝ EMAIL CHUYÊN NGHIỆP 

2. Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh theo ngành nghề

2.1 Mẫu email gửi CV bằng tiếng Anh ngành Marketing

2.2 Mẫu email gửi CV bằng tiếng Anh ngành kỹ sư xây dựng

2.3 Mẫu email gửi CV bằng tiếng Anh ngành giáo viên

2.4 Mẫu email gửi CV bằng tiếng Anh ngành IT

3. Một số thuật ngữ tiếng Anh thường dùng khi viết email gửi CV bằng tiếng Anh 

Trong email xin việc bằng tiếng Anh, việc sử dụng đúng thuật ngữ sẽ giúp bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp và khả năng ngôn ngữ chuẩn xác. Dưới đây là bảng tổng hợp những từ vựng thông dụng nhất, thường xuất hiện trong nội dung email gửi CV.

>>> XEM THÊM: CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN GIÁO VIÊN TIẾNG ANH VÀ CÁCH TRẢ LỜI 

4 Sai lầm thường gặp khi viết email gửi CV bằng tiếng Anh 

4.1 Chào sai tên hoặc chức danh người nhận

Lời chào là phần mở đầu quan trọng, thể hiện sự tôn trọng và mức độ đầu tư của ứng viên. Tuy nhiên, không ít người viết nhầm tên, sai giới tính hoặc gọi sai chức danh của người nhận thư.

Ví dụ:

• Dùng “Dear Mr. John” khi người nhận là nữ.
• Viết “To whom it may concern” trong khi thông tin nhà tuyển dụng đã được công khai.

Cách khắc phục: Tìm hiểu kỹ tên, chức danh và giới tính người nhận (nếu có). Trong trường hợp không rõ, hãy chọn cách xưng hô trung lập như “Dear Hiring Manager” để vẫn giữ được sự chuyên nghiệp.

4.2 Dùng mẫu máy móc, không cá nhân hóa

Sử dụng email mẫu có sẵn là việc nên làm, nhưng nếu giữ nguyên hoàn toàn nội dung khuôn mẫu mà không tùy biến theo vị trí, công ty hay phong cách cá nhân, email sẽ dễ bị đánh giá là thiếu tâm huyết.

Nhà tuyển dụng có thể dễ dàng nhận ra những email viết đại trà và điều này sẽ khiến hồ sơ của bạn mất điểm ngay từ đầu.

Giải pháp: Cá nhân hóa email bằng cách đề cập đến tên công ty, vị trí ứng tuyển, một thành tích phù hợp hoặc lý do cụ thể khiến bạn muốn làm việc tại đó.

4.3 Nội dung chung chung, không nổi bật

Một email chỉ nói những điều “ai cũng nói” như “Tôi là người chăm chỉ, có tinh thần cầu tiến...” nhưng không dẫn chứng cụ thể sẽ khó tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Lưu ý:

• Không cần viết dài, nhưng nên có một điểm nhấn rõ ràng: thành tích, kinh nghiệm, hoặc định hướng phù hợp với vị trí.
• Tránh lặp lại toàn bộ nội dung đã có trong CV.

4.4 Quên định dạng chuẩn khi đính kèm CV

Nhiều ứng viên gửi CV đính kèm nhưng không kiểm tra định dạng hoặc tên file, gây khó khăn cho nhà tuyển dụng khi tải xuống hoặc phân loại hồ sơ.

Một số lỗi phổ biến:

• Gửi file tên “CV mới nhất.docx”
• Gửi định dạng không phổ biến (VD: .pages, .odt)
• Quên đính kèm CV nhưng lại không nhắc đến trong email

Giải pháp:

• Sử dụng định dạng phổ biến: .pdf hoặc .docx
• Đặt tên file theo cấu trúc: [Họ Tên]_[Vị trí ứng tuyển].pdf
• Nhắc rõ trong email rằng bạn đã đính kèm CV để tránh bị bỏ sót.

5.5 Gửi tại giờ hành chính tại Việt Nam - quên múi giờ quốc tế

Với công ty nước ngoài, hãy tra cứu múi giờ và gửi email trong giờ làm việc tại địa phương. Tránh gửi thư vào cuối tuần hoặc giờ nghỉ để tăng khả năng được đọc ngay.

Giải pháp:

• Tìm hiểu múi giờ của công ty bạn ứng tuyển.
• Lên lịch gửi email vào khung giờ làm việc tại nơi đó (thường từ 9h – 11h sáng, giờ địa phương).
• Với các công ty tại châu Âu, Mỹ hoặc Úc, bạn có thể lên lịch gửi thư vào đầu buổi chiều hoặc tối giờ Việt Nam, tương ứng với buổi sáng của họ.

>>> XEM THÊM: CÁCH VIẾT KỸ NĂNG TRONG CV GIÚP BẠN GÂY ẤN TƯỢNG SÂU SẮC 

Viết email gửi CV bằng tiếng Anh đúng chuẩn là bước khởi đầu quan trọng giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng. Nhưng điều quan trọng hơn, chính là chọn được một môi trường lý tưởng để phát triển năng lực toàn diện.

Tại Langmaster Careers – nơi hội tụ của hơn 700+ giảng viên chất lượng, 15+ năm kinh nghiệm và văn hóa học tập không ngừng bạn không chỉ làm việc, mà còn được đào tạo bài bản về tiếng Anh, giao tiếp, tư duy và kỹ năng làm việc thực chiến.

TRUY CẬP NGAY LANGMASTER CAREERS để khám phá các vị trí tuyển dụng mới nhất, cập nhật kiến thức nghề nghiệp và bắt đầu hành trình phát triển cùng hệ sinh thái giáo dục tiên phong tại Việt Nam!